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Der Erfassungsdialog der Karteikarte "Buchen" |
  
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Der Erfassungsdialog der Karteikarte "Buchen" |
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Dieses Kapitel erklärt die einzelnen Felder der Buchungsmaske. Die Funktionen, die in einzelnen Feldern aufgerufen werden können, erklären wir Ihnen im nächsten Kapitel.
Das Programm erwartet folgende Eingaben:
BUCHUNGSSCHLÜSSEL
Der Buchungsschlüssel wird im Belegordner festgelegt, in welchem sich der Buchungsstapel befindet. Alle Felder und Vorbesetzungen werden gemäß den Einstellungen des Buchungsschlüssels gehandhabt.
Tragen Sie hier den Entstehungszeitpunkt des Geschäftsvorfalls ein. Dieser Zeitpunkt wird in der Regel durch das Tagesdatum auf dem Buchungsbeleg ausgewiesen (§ 238 Abs. 1 HGB). Dieses Datum steuert auch die Periodenzuordnung.
Das Programm unterscheidet folgende Tagesangaben:
Buchungsdatum
Bezieht sich auf das Datum, an dem der Beleg ausgestellt wurde. Es weist also den Entstehungszeitpunkt des Geschäftsvorfalls aus. Dieses Datum ist in der Regel auf dem Buchungsbeleg dokumentiert. Dieses Datum steuert die chronologische Zuordnung der Buchungen zu einer Buchungsperiode.
Belegdatum
Von einem Belegdatum spricht man, wenn es sich um Ausgangs- bzw. Eingangsbelege im Kontokorrentbereich handelt wie z.B. Ausgangsrechnungen. Dieses Datum entspricht in der Regel dem Buchungsdatum. Es weicht dann ab, wenn der Beleg umsatzsteuerrechtlich in eine andere Buchungsperiode gebucht werden muss. Dieser Tatbestand kann über die OP-Zusatzmaske berücksichtigt werden. Das Programm generiert im Kontokorrentbereich beide Daten parallel.
Erfassungsdatum
Dieses Datum wird vom Programm im Hintergrund automatisch geführt.
Das Programm ermöglicht somit eine Protokollierung der Buchung nach § 238 Abs. 1 und § 239 Abs. 2 HGB ( sog. zeitgerechte Erfassung von Geschäftsvorfällen bezüglich Entstehung und Buchung im Grundbuch).
Hier wird ein Sach- oder Personenkonto eingetragen. Die Kontonummer orientiert sich in der Regel am Buchungskreis, der gerade gebucht wird. Bucht man die Bank, wird hier die Sachkontennummer der Bank eingetragen. Werden Eingangsrechnungen erfasst, trägt man hier die Kreditoren ein , bei Anfangsbestandsbuchungen wird hier das zu eröffnende Sach- oder Personenkonto eingegeben usw. Ist bei der Buchung Umsatz- oder Vorsteuer zu berücksichtigen, so nimmt das hier eingetragene Sach- oder Personenkonto den Bruttobetrag der Buchung auf.
Hier wird ein Sach- oder Personenkonto eingetragen. Wird hier ein Sachkonto eingegeben, ist dies in der Regel ein Aufwands- oder Erlöskonto. Personenkonten werden eingetragen, wenn es sich um Bank- oder Kassenbuchungen handelt (Zahlungen).
Ist bei der Buchung Umsatz- oder Vorsteuer zu berücksichtigen, so nimmt das hier eingetragene Sachkonto den Nettobetrag der Buchung auf.
Tipp: Aufteilungs- oder Splittbuchungen |
Wollen Sie auf mehrere Gegenkonten buchen tragen Sie hier eine Null ein. |
An dieser Stelle wird die interne Belegnummer eingetragen. Die Belegnummer ist numerisch und hat maximal 8 Stellen. Diese Belegnummer wird bei Buchungen im Personenkontenbereich auf Eindeutigkeit geprüft, d.h. doppelte Belegnummern werden nicht zugelassen. Beim Buchen von Zahlungen tragen Sie hier die Belegnummer der Rechnung ein, die ausgeglichen werden soll (Single-OP-Ausgleich). Sind mehrere Rechnungen mit einer Zahlung auszugleichen, (Sammelzahlung), können Sie in diesem Feld die Kontoauszugsnummer der Bank eintragen. Die einzelnen Rechnungen werden dann am Ende der Buchung in der Multi-OP-Tabelle markiert.
Wenn Sie das Feld frei lassen und mit der [RETURN]-Taste bestätigen, wird bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Kassenbelegen die nächste Vorgabenummer aus dem Firmenstamm vorgeschlagen. Haben Sie innerhalb der Grundeinstellungen definiert, dass diese Belegnummer fortlaufend hochgezählt wird, so gibt das Programm bei der nächsten Buchung die um 1 erhöhte Nummer vor.
Bitte beachten Sie, dass die interne Belegnummer nach einer festen Ordnungssystematik für jeden Buchungskreis getrennt zu organisieren ist.
Die Belegnummer ist das Bindeglied zwischen Beleg und Buchung. Sie ermöglicht die nach dem IKS erforderliche retrograde und progressive Prüfbarkeit der Buchungen. Die Eindeutigkeit der Belegnummer ist nach Möglichkeit in allen Belegkreisen sicherzustellen.
Hier wird in der Regel die externe Belegnummer eingetragen. Diese Belegnummer kann alphanumerisch sein und hat maximal 12 Stellen. Die Belegnummer 2 wird im Personenkontenbereich nicht auf Eindeutigkeit geprüft und hat im wesentlichen rein informativen Charakter - insbesondere im Zahlungsverkehr.
Wählen Sie hier die Währungseinheit, in der der Buchungsbeleg ausgestellt wurde. Vorgeschlagen wird die Währungseinheit, die beim Kunden oder Lieferanten hinterlegt wurde.
Bei Devisenkonten wird die Währungseinheit vorgeschlagen, die im Sachkontenstamm hinterlegt ist. Die Währungseinheit definiert, in welcher Währung der Betrag im Feld WÄHRUNGSBETRAG angegeben ist. Die Währungseinheiten werden im Firmenstamm definiert.
Dieses Feld ist nur zur Eingabe freigeschaltet, wenn das Programm anhand der Konten (Konto/Gegenkonto) erkennt, dass eine Währungseinheit bei dieser Buchung eingetragen werden muss.
Dieses Feld nimmt den Fremdwährungsbetrag auf, der auf dem Buchungsbeleg ausgewiesen ist. Eine Eingabe ist nur dann möglich, wenn das Programm anhand der Konten (Konto/Gegenkonto) erkennt, das ein Währungsbetrag für die Buchung erforderlich ist.
Die Mengennotierung wird automatisch aus der Währungseinheit übernommen. Dieser Faktor ist ein Fremdwährungsbetrag und bezieht sich auf 1 Euro (offizielle Notierung der EZB).
Beispiel:
1 Euro = [1,2170] USD
Auch hier ist eine Eingabe nur möglich, wenn es der Geschäftsvorfall erfordert. Das Programm erkennt dies automatisch an den eingetragenen Konten.
Hier wird der Buchungsbetrag in der gewählten inländischen Transaktionswährung eingetragen (seit 01.01.2002 = EUR). Wurde von Ihnen zuvor ein Fremdwährungsbetrag eingegeben, rechnet das Programm diesen Betrag in die Buchhaltungswährung um, anhand der eingetragenen Fremdwährung und des Kurses. Ist bei der Buchung Umsatz- oder Vorsteuer zu berücksichtigen, wird hier standardmäßig bei einfachen Buchungen der Bruttobetrag eingetragen. Bei Aufteilungsbuchungen tragen Sie beim ersten Buchungssatz (Hauptsatz) den Bruttobetrag ein, bei den einzelnen Aufteilungsbuchungen (Nebensätze) die jeweiligen Nettobeträge. Die Standardeinstellungen können Sie - wie bereits im vorausgegangenen Kapitel beschrieben - verändern. Ob nun ein Brutto- oder Nettobetrag verlangt wird, können Sie ganz einfach an der Statusleiste erkennen.
Tragen Sie hier ein, auf welcher Seite auf dem im Feld KONTO eingetragenen Sach- oder Personenkonto gebucht werden soll. Bei einfachen Buchungen bezieht sich der Soll/Haben-Schlüssel immer auf das Feld KONTO.
Bei Aufteilungsbuchungen geben Sie hier beim ersten Buchungssatz (Hauptsatz) die Buchungsseite des Sach- oder Personenkontos an, welches im Feld KONTO eingetragen ist. Bei den einzelnen Aufteilungsbuchungen (Nebensätze) bezieht sich die Eingabe auf das Sachkonto im Feld GEGENKONTO.
Dieses Feld kann nur bei der Buchung von Zahlungen angesprochen werden, die über den Single-OP-Ausgleich gebucht werden. Es nimmt den Skontobetrag auf, der vom Kunden abgezogen wurde oder der beim Lieferanten in Abzug gebracht wurde. Die Skontobuchung wird vom Programm automatisch generiert. Das zu bebuchende Skontokonto wird über den im Offenen Posten hinterlegten Steuerschlüssel ermittelt. Die Umsatz- bzw. Vorsteuer wird automatisch über eine weitere Buchung korrigiert.
Kann das Skontokonto über den Steuerschlüssel nicht ermittelt werden, bucht das Programm den Skontoabzug auf das im Firmenstamm hinterlegte Skontokonto.
Ein Steuerschlüssel wird dann eingetragen, wenn Umsatz- oder Vorsteuer zu berücksichtigen ist. Wurde beim Sachkonto ein Steuerschlüssel hinterlegt (Sachkontenstammdaten), dann wird dieser Steuerschlüssel hier vorgeschlagen. Das zu bebuchende Steuerkonto wird über den Steuerschlüssel ermittelt.
In diesem Feld wird die ermittelte Steuer in Euro angezeigt. Dieser Betrag kann in Ausnahmefällen manuell geändert werden. Eine manuelle Änderung ist dann notwendig, wenn auf einer Eingangsrechnung ein falscher Steuerbetrag ausgewiesen ist. Steuerrechtlich dürfen Sie nur die ausgewiesene Umsatzsteuer buchen, auch wenn diese durch einen Irrtum oder Rechenfehler falsch ist.
Hier können Sie einen beschreibenden Text zur Buchung hinterlegen. Wurde die Buchung mit einem Buchungsschlüssel erfasst, schlägt das Programm die Bezeichnung des Buchungsschlüssels als Text vor. Wenn Sie keinen Buchungstext eintragen, generiert das Programm aus den Kontenbezeichnungen den Buchungstext automatisch. Auf dem Konto wird dann der Kontentext des Gegenkontos als Buchungstext ausgewiesen, auf dem Gegenkonto der des Kontos.
Verteilung von Beträgen auf Kostenstellen / Projekte
Das Buchen von Kosten und Erlösen auf Kostenstellen bzw. Projekte erfolgt ebenfalls innerhalb der Universal/Profi-Buchungsmaske. Eine Verteilung auf mehrere Kostenstellen wird dabei über Aufteilungsbuchungen vorgenommen. Haben Sie die Kosten- und Leistungsrechnung lizenziert, können Sie die Verteilung des Buchungsbetrages auf mehrere Kostenstellen, Kostenträger oder Projekte auch durch Kostenschablonen erreichen. Die in der Kostenschablone hinterlegte Aufteilung kann über den Kostenaufteilungsdialog im Anschluss an die Buchung geändert werden. Das Programm stellt kostenrechnungstechnisch folgende Felder zur Verfügung:
KONTO KOSTENSTELLE | GEGENKONTO KOSTENSTELLE
Tragen Sie hier die Kostenstelle (oder eine Kostenschablone) ein. Mit der [F5]-Taste oder einem Mausklick auf die Pfeiltaste können Sie die zutreffende Kostenstelle in einer Tabelle auswählen und die Kostenstellennummer in das Feld übernehmen.
KONTO PROJEKT | GEGENKONTO PROJEKT
Tragen Sie hier das Projekt (oder eine Kostenschablone) ein. Mit der [F5]-Taste oder einem Mausklick auf die Pfeiltaste können Sie das zutreffende Projekt in einer Tabelle auswählen und die Projektnummer in das Feld übernehmen.
Die folgenden Felder sind nur verfügbar, wenn Sie die Kosten- und Leistungsrechnung lizenziert haben:
KONTO KOSTENTRÄGER | GEGENKONTO KOSTENTRÄGER
Tragen Sie hier den Kostenträger (oder eine Kostenschablone) ein. Mit der [F5]-Taste oder einem Mausklick auf die Pfeiltaste können Sie den zutreffende Kostenträger in einer Tabelle auswählen und die Kostenträgernummer in das Feld übernehmen.
In dieses Feld können Sie die Menge eintragen.
Beispiel:
Anzahl der abgerechneten bzw. gebuchten Kilowattstunden bei Energiekosten.
Hinweis: Menge |
Die hier eingetragene Menge ist nicht relevant, wenn Sie für die Aufteilung des Betrages auf Kostenstellen, Kostenträger oder Projekte eine Kostenschablone verwenden. Die Menge wird in diesem Fall im Kostenaufteilungsdialog eingetragen oder aus den Stammdaten der Kostenschablone vorbesetzt. |
Hier können Sie einstellen, ob es sich bei dem Buchungsbetrag um fixe oder variable Kosten handelt.
Status aktiv = Fix
Status deaktiv = Variabel
Hinweis: Fix |
Bei der Verwendung einer Buchungsschablone nehmen Sie die Entscheidung (fix oder variabel) ebenfalls im Kostenaufteilungsdialog vor, weil dies nur sinnvoll in Bezug auf die Kostenstelle erfolgen kann. |
Bitte beachten Sie:
- Wird die Kosten- und Leistungsrechnung eingesetzt, ist die Eingabemöglichkeit der Kostenstelle, des Kostenträgers oder des Projektes davon abhängig, ob im angesprochenen Sachkonto (Feld KONTO bzw. GEGENKONTO) eine Kostenart hinterlegt ist.
Die Freigabe des Feldes in den Grundeinstellungen (Icon: ([STRG]+[G]) ) bewirkt nicht eine generelle Freigabe zur Erfassung. Diese Automatik steuert in erster Linie die Kostenart. Grundsätzlich muss das Feld jedoch zur Erfassung freigegeben sein!
Damit wird sichergestellt, dass nur kostenrechnungsrelevante Buchungen in die Kostenrechnung einfließen (Kosten- und Erlöse).
- Der Kostenaufteilungsdialog wird in der Dokumentation zur Kosten- und Leistungsrechnung beschrieben.
Buchung speichern
Wenn Sie das letzte Feld der Eingabemaske mit [RETURN] verlassen, wird die Buchung automatisch gespeichert, soweit die Buchung vollständig erfasst wurde. Im Anschluss können Sie direkt mit der nächsten Buchung beginnen. In speziellen Fällen, wird am Ende einer Buchung eine weitere Tabelle geöffnet (z.B. wenn Sie mit einer Zahlung mehrere OPs ausgleichen wollen.)
Sammelzahlung im Multi-OP-Ausgleich