|
Beitragsnachweise ab 2006 |
  
|
|
Beitragsnachweise ab 2006 |
|
Gesetzliche Änderungen zum 01.01.2006
Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge
Hintergrund:
Die Beiträge zur Sozialversicherung werden ab dem 1. Januar 2006 bereits Ende des Monats, genauer gesagt, am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats fällig. Die Zahlung ist nur dann pünktlich erfolgt, wenn sie auf dem Bankkonto der Einzugsstelle an diesem Tag wertgestellt ist.
Diese Vorverlegung soll laut dem Gesetzgeber, sowie der Spitzenverbände der Sozialversicherungen, ohne Vorverlegung der Lohnabrechnungen oder zusätzlichen Fiktivabrechnungen realisiert werden. Zu diesem Zweck ist die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld für den nächsten Abrechnungszeitraum vom Arbeitgeber zu
schätzen. Der Restbetrag zum tatsächlichen Beitrag muss dabei so gering wie möglich bleiben. Die Differenz wird dann im Folgemonat ausgeglichen. Die Spitzenverbände haben festgelegt, dass variable Entgeltbestandteile, somit auch Einmalzahlungen, bei der Schätzung zu berücksichtigen sind.
Zudem sind Änderungen in der Zahl der Beschäftigten, sowie Beitragssätze zu beachten. Die Beitragsschuld des Monats Januar 2006 kann auf die Folgemonate zu sechs gleichen Teilen verteilt werden (1/6 Regelung). Dadurch soll insbesondere die Belastung der Liquidität kleiner und mittlerer Unternehmen durch die Umstellung der Fälligkeit im Jahr 2006 niedrig gehalten werden.
Die Fälligkeitsregelung ist auch für die Umlagen U1 und U2 maßgebend.
Vorgehensweise innerhalb der BüroWARE
Innerhalb der Büroware gibt es zwei verschiedene Vorgehensweisen. Es kann entweder die Echtabrechnung vorgezogen oder das Modul „Beitragsnachweise ab 2006“ genutzt werden. Im folgenden Teil erhalten Sie eine Übersicht der beiden Vorgehensweisen:
1 . Nutzung des Moduls „Beitragsnachweise ab 2006“:
Wird dieses Modul (unter Lohnbuchhaltung -> Auswertungen -> Beitragsschätzung) genutzt, dann wird die Lohnabrechnung am Ende des Monats erstellt und die geschätzten Beitragsnachweise werden vorab mit dem Modul versendet.
Überprüfen Sie zuerst die Einstellungen der Zugriffsrechte (In der Basic unter Datei -> Rechteverwaltung -> Programmeinstellungen) -> Lohnbuchhaltung -> Auswertungen.
Die Zugriffsrechte „KK-Auszahlung Beitragsschätzung verwenden“ (036) und „Bei Ausdruck Beitragsnachweise 2006 keine Datensatzerzeugung“ (039) müssen aktiviert werden.
Soll die 1/6 Regelung im Januar 2006 angewandt werden, dann muss das Zugriffsrecht „ Für Beitragsnachweis 01.2006 1/6 Regelung anwenden“ aktiviert werden, ansonsten ist dieses zu deaktivieren.
Beispielsweise zum 23. eines Monats rufen Sie sich dann das Modul „Beitragsnachweise ab 2006“ auf. Auf der Karte „Parameter“ ist die Komplettselektion automatisch hinterlegt. Sie können auswählen, ob die Werte aus dem Vorjahr innerhalb der Schätzung berücksichtigt werden sollen.
Das Feld RESTSCHULD BEGLEICHEN auf der Karte "Parameter" muss aktiviert werden, wenn das 1/6 z.B. im Monat 03/2006 bei allen Krankenkassen bezahlt werden soll. Nach der Aktivierung dieses Feldes und der Durchführung der Berechnung wird innerhalb der Schätzung 03/2006 in der Spalte VORMONATSDIFFERENZ der Restbetrag des 1/6 ausgewiesen und kann somit komplett bezahlt werden. Es sollte unbedingt beachtet werden, dass nach der Aktivierung dieses Feldes diese Einstellung nicht mehr rückgängig gemacht werden kann!
Führen Sie über den Button <Berechnen> die Berechnung durch. Es wird die Karte „Berechnung“ freigegeben. Innerhalb dieser Karte werden die einzelnen Krankenkassen aufgeführt. Um sich die Werte der restlichen Krankenkassen anzeigen zu lassen, klicken Sie in das Feld KRANKENKASSE und blättern Sie mit der Bildtaste.
Für die Berechnung der Schätzwerte für z.B. den Monat 01/2006 (das Feld VORJAHR BERÜCKSICHTIGEN auf der Karte „Parameter“ wurde aktiviert) stützt sich die Berechnung der Schätzung grundsätzlich in unserem Beispiel auf die Monate 12/2004, 01/2005 und 12/2005.
Aufgrund der Berücksichtigung der Vorjahreswerte werden zyklische Einmalzahlungen erfasst und fließen in die Schätzung ein.
Auch kann die automatische Berechnung der Schätzung der Beitragsnachweise manuell beeinflusst werden.
Eine Übersicht in Papierform kann über den Button <Einzelinfo> bzw. <Gesamtinfo> ausgegeben werden.
Vorgehensweise in speziellen Fällen und häufig gestellte Fragen:
a) Frage:
Wie kann der geschätzte Beitrag manuell beeinflusst werden?
Antwort:
Sie haben entweder die Möglichkeit auf der Karte „Berechnung“ die Ausgangsfaktoren zu verändern. Oder Sie entfernen die Ausgangsfaktoren und verändern das geschätzte SV-Brutto manuell. Der Beitrag wird somit entsprechend berechnet. Nach dem Verlassen des Moduls sollten die Einstellungen unbedingt gespeichert werden!
b) Frage:
Ab dem Monat 04/2006 gibt es einen neuen Arbeitnehmer. Dieser ist bei einer neuen Krankenkasse versichert, welche noch nicht im Krankenkassenstamm erfasst ist. Diese Krankenkasse wird nicht innerhalb der Beitragsschätzung 04/2006 aufgeführt. Wie kann erreicht werden, dass diese Krankenkasse innerhalb der Beitragsschätzung aufgeführt wird?
Antwort:
Legen Sie zuerst im Krankenkassenstamm die neue Krankenkasse an. Wechseln Sie in das Modul "Beitragsnachweise ab 2006“ und führen die Berechnung durch.
Anschließend wird die Karte „Berechnung“ freigegeben. Innerhalb der Karte „Berechnung“ wird nun noch nicht die neue Krankenkasse aufgeführt, da im Vormonat diese noch nicht innerhalb der Echtabrechnung vorhanden war. Wählen Sie den Button <Neu anlegen> aus und suchen Sie die entsprechende Krankenkasse aus.
Nach der Anlage der Krankenkasse können nun die Felder GESCHÄTZTES SV-BRUTTO manuell gefüllt werden. Der Beitrag wird entsprechend ermittelt. Nach dem Verlassen des Moduls sollte die Speicherung unbedingt bestätigt werden!
c) Frage:
Wir beginnen mit dem BW Lohn ab dem Monat 04/2006. Zuvor hatten wir ein anderes Lohnprogramm verwendet. Im Januar 2006 wurde die 1/6 Regelung gewählt. Jetzt soll die Schätzung innerhalb der BW verwendet werden. Wie kann nun dies innerhalb der BW realisiert werden?
Antwort:
Überprüfen Sie zuerst die entsprechenden Zugriffsrechte auf Ihre Richtigkeit.
Die Karte „Vortragswerte“ steht Ihnen innerhalb des Moduls „Beitragsnachweis ab 2006“ zur Verfügung. Innerhalb dieser Karte kann das im vorhergehenden Programm ermittelten 1/6 hinterlegt bzw. eingetragen werden. Des weiteren können hier die geschätzten Werte des vorhergehenden Programms im Monat 03/2006 hinterlegt werden.
In dem darauf folgenden Monat 04.2006 kann somit innerhalb der Schätzung die Differenz zwischen der Schätzung und der Echtabrechnung ermittelt werden. Diese Differenzen werden dann in der Spalte "Vormonatsdifferenzen“ ausgewiesen.
d) Frage:
Es wird die Beitragsschätzung verwendet. Diese geschätzten Beiträge sollen nun per Clearing bezahlt werden. Jedoch werden hier keine Beträge ausgegeben. Woran könnte dies liegen?
Antwort:
Vermutlich wurde das entsprechende Zugriffsrecht nicht korrekt gesetzt. Gehen Sie unter (In der Basic: Datei -> Rechteverwaltung -> Programmeinstellungen) -> Lohnbuchhaltung -> Auswertungen und aktivieren Sie das Zugriffsrecht „Bei KK Auszahlung Beitragsschätzung verwenden (036)“. Des weiteren überprüfen Sie, ob innerhalb des Krankenkassenstammes die entsprechende Bankverbindung bzw. ob im Firmenstamm die im Krankenkassenstamm hinterlegte Arbeitgeberbankdaten eingetragen wurden.
2 . Vorgezogene Lohnabrechnung:
Die vorgezogene Lohnabrechnung kann genutzt werden, wenn die Höhe der Löhne bzw. Gehälter sich monatlich nicht verändern bzw. diese bereits vor dem Ende des Monats bekannt sind. Rechnet ein Anwender also Stundenlöhne ab, dann muss die Beitragsschätzung genutzt werden! Ebenso kann diese Vorgehensweise nicht genutzt werden, wenn mit dem vorhergehenden Lohnprogramm das 1/6 angewendet wurde.
Überprüfen Sie zuerst die hinterlegten Zugriffsrechte, indem Sie (In der Basic: unter Datei -> Rechteverwaltung Programmeinstellungen) unter Lohnbuchhaltung -> Auswertungen gehen.
Die Zugriffsrechte "KK-Auszahlung Beitragsschätzung verwenden“ (036) und "Bei Ausdruck Beitragsnachweise 2006 keine Datensatzerzeugung“ (039) müssen deaktiviert werden.
Nun kann die Lohnabrechnung wie gewohnt erstellt werden nur mit der Besonderheit, dass diese nicht mehr zum Monatsende sondern z.B. am 23. des Monats erstellt wird.
Nach der Erstellung und Prüfung der Lohnabrechnungen können die Echtbeitragsnachweise unter Lohnbuchhaltung -> Auswertungen -> Alle Auswertungen gedruckt werden.
Wählen Sie die Auswertung "005 Beitragsnachweise“ und aktivieren Sie innerhalb der Selektion das Feld "Datensatzerzeugung“. Es sollte darauf geachtet werden, dass alle Krankenkassen bzw. Personalnummern innerhalb der Selektion hinterlegt sind.
Mit dem Druck der Beitragsnachweise werden die Beitragsnachweisdateien im Programmpfad in dem Ordner "DFUE“ abgelegt und mit der Durchführung des Monatsabschlusses werden dieses Dateien automatisch via dakota versendet.
Hinweis:
Beachten Sie bitte unbedingt, dass die Beitragsnachweise mit Datensatzerzeugung nur einmal pro Abrechnungsmonat gedruckt werden dürfen, da mit jedem Druck der Beitragsnachweise mit Datensatzerzeugung die Dateifolgenummer jeweils um 1 erhöht wird. Diese Dateifolgenummer wird innerhalb der Beitragsnachweisdatei an die Annahmestellen weitergeleitet. Sollte die Dateifolgenummer, welche bei den
Annahmestellen eingeht, lückenhaft sein, dann können die Annahmestellen die Beitragsnachweisdateien nicht verarbeiten und Sie erhalten ein entsprechendes Schreiben von den Annahmestellen. Somit müssten Sie Beitragsnachweisdateien erneut mit der korrekten Dateifolgenummer an die Annahmestellen versendet werden. Bezüglich der erneuten bzw. der manuellen Versendung von Beitragsnachweisen beachten Sie bitte den entsprechenden Hotline-Artikel ( F0003874 Manuelle Versendung von Beitragsnachweisen via Dakota).
Vorgehensweise in speziellen Fällen und häufig gestellte Fragen:
a) Frage:
Unter Lohnbuchhaltung -> Auswertungen -> Alle Auswertungen sollen die Beitragsnachweise mit Datensatzerzeugung gedruckt werden. Es wird die Meldung "Aufgrund der aktuellen Einstellungen wird bei dem Druck des Beitragsnachweises die Datensatzerzeugung unterdrückt. Das entsprechende Kennzeichen wird unterdrückt“ angezeigt. Was hat dies zu bedeuten?
Antwort:
Dies bedeutet, dass mit dem Druck der Beitragsnachweise die Beitragsnachweisdateien nicht erzeugt werden können, da das entsprechende Zugriffsrecht nicht korrekt gesetzt wurde.
Rufen Sie sich (In der Basic: unter Datei die Rechteverwaltung auf und unter Programmeinstellungen) unter Lohnbuchhaltung -> Auswertungen muss das Recht „Bei Ausdruck Beitragsnachweise 2006 keine Datensatzerzeugung" (039) deaktiviert werden. Anschließend können die Beitragsnachweise mit Datensatzerzeugung erneut gedruckt werden und die Dateien werden somit im Programmpfad in dem Ordner
"DFUE“ abgelegt. Mit der Durchführung des Monatsabschlusses werden die Dateien dann versendet.
b) Frage:
Besteht die Möglichkeit von der Nutzung des Moduls "Beitragsnachweise ab 2006“ auf die vorgezogene Lohnabrechnung umzusteigen?
Antwort:
Generell ist der Umstieg von der Beitragsschätzung auf die vorgezogene Lohnabrechnung möglich. Sollte jedoch das 1/6 angewandt worden sein, dann kann der Umstieg erst realisiert werden, wenn das 1/6 komplett bezahlt wurde, da innerhalb der "Echtbeitragsnachweis“ das 1/6 nicht ausgewiesen bzw. berücksichtigt wird!
Möchte ein Anwender also z.B. im Abrechnungsmonat 08/2006 von der Beitragsschätzung auf die vorgezogene Lohnabrechnung umsteigen, dann muss zuvor in dem Modul "Beitragsnachweise ab 2006“ in dem Monat 07/2006 erreicht werden, dass die geschätzten Werte des Monats 07/2006 nicht von der Echtabrechnung abweichen, d.h. erstellen Sie zuerst die Lohnabrechnungen 07/2006.
Somit sind Ihnen die einzelnen Werte der Krankenkassen bzw. des SV-Bruttos bekannt.
Diese Werte erfassen Sie in dem Modul "Beitragsnachweise ab 2006“ auf der Karte "Berechnung“ in der Spalte "GESCHÄTZTES SV-BRUTTO“. Die Schätzung des Monats 07/2006 kann wie gewohnt versendet werden.
Im folgenden Monat 08/2006 führen Sie zum Test noch einmal die Berechnung der Schätzung durch. Bei keiner der Krankenkassen darf in der Spalte VORMONATSDIFFERENZ nun ein Wert ausgewiesen sein, da zwischen der Schätzung 07/2006 und der Echtabrechnung 07/2006 keine Differenzen vorliegen. Verlassen Sie das Modul "Beitragsnachweise ab 2006“ ohne die Versendung der Beitragsnachweise!
Hinterlegen Sie die Zugriffsrechte wie bereits im o.g. Teil erläutert. Jetzt können die Lohnabrechnungen erstellt werden und anschließend können die "Echtbeitragsnachweise“ gedruckt und die Datensätze erzeugt werden. Mit der Durchführung des Monatsabschlusses werden die Beitragsnachweisdateien versendet.
c) Frage:
Es wird die Lohnabrechnung von uns vorgezogen, d.h. wir nutzen nicht das Modul "Beitragsnachweise ab 2006“. Wir befinden uns im Abrechnungsmonat 07/2006. Der Lohnsachbearbeiter hat festgestellt, dass dem Arbeitnehmer A für den Monat 06/2006 eigentlich eine Einmalzahlung zustand, welche jedoch nicht im Monat 06/2006 abgerechnet wurde. Wie kann die Lohnabrechnung 06/2006 bzw. der Beitragsnachweis 06/2006 korrigiert werden?
Antwort:
Unter Lohnbuchhaltung -> Lohnbearbeitung -> Korrekturmodul muss für den Arbeitnehmer A für den Monat 06/2006 eine Korrektur angelegt werden. Der Differenzbetrag der Korrektur wird innerhalb der Lohnabrechnung 07/2006 berücksichtigt. Des weiteren kann daraufhin die korrigierte Lohnabrechnung für den Monat 06/2006 gedruckt und dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden.
Die Differenzen aufgrund der Korrekturen müssen innerhalb der Beitragsnachweise 07/2006 berücksichtigt werden, da mittlerweile keine berichtigten Beitragsnachweise mehr bei den Krankenkassen eingereicht werden dürfen!
Ein berichtigter Beitragsnachweis für den Monat 06/2006 kann bzw. darf nicht an die Krankenkassen übermittelt werden!