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Formatdefinition - Excel/DBF/MDB |
  
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Formatdefinition - Excel/DBF/MDB |
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Um Adressen aus einer Excel-,DBF- oder MDB-Datenquelle in den Adressmanager zu übernehmen, müssen Sie für die Quelldatei ein Datenformat definieren.
So definieren Sie ein neues Datenformat
1. Klicken Sie in der Auswahltabelle der Datenformate auf den Button <Neu anlegen>.
Das Programm öffnet den Dialog "Erfassen/Ändern Datenformate".
Die Felder des Dialoges im Einzelnen:
Hier können Sie einen Schlüssel zwischen 1 und 99999 eintragen. Der Schlüssel bildet das Such- und Ordnungskriterium der Datenformate.
Tragen Sie hier eine kurze Beschreibung des Datenformats ein. Die Bezeichnung wird in der Auswahltabelle der Datenformate angezeigt und erleichtert die Auswahl.
Aktivieren Sie den Status þ dieses Feldes, wenn im Adressdatensatz der Quelldatei die Postleitzahl und der Ort in einem Feld stehen. Das Programm verwaltet generell die Postleitzahl in einem eigenen Feld, deshalb muss die PLZ in einem solchen Fall extrahiert werden.
Geben Sie hier an, wie viele Stellen die Postleitzahl hat, die im Adressdatensatz der Quelldatei steht. Für Deutschland wären dies beispielsweise 5 Stellen.
Aktivieren Sie den Status þ dieses Feldes, wenn im Adressdatensatz der Quelldatei die Straße und die Hausnummer in einem Feld stehen. Das Programm verwaltet die Hausnummer zusätzlich in einem separaten Feld.
Wenn die Quelldatei zusätzliche Datensätze für Telefax und Mobiltelefon enthält, aktivieren Sie den Status þ dieses Feldes.
BEZEICHNUNG TELEFAX
Haben Sie TELEFONZUSATZ aktiviert, tragen Sie hier die Bezeichnung ein, die im Datensatz der Quelldatei für Telefax angegeben ist.
BEZEICHNUNG MOBIL
Wurde TELEFONZUSATZ von Ihnen aktiviert, tragen Sie hier die Bezeichnung ein, die im Datensatz der Quelldatei für Mobiltelefon angegeben ist.
Aktivieren Sie den Status þ dieses Feldes, wenn es sich bei den Adressen dieser Datenquelle um Privatadressen handelt.
Aktivieren Sie den Status þ dieses Feldes, wenn im Adressdatensatz der Quelldatei Vorname und Name in einem Feld stehen. In diesem Fall kann das Programm den Vornamen entfernen und in ein eigenes Feld übernehmen.
Geben Sie hier das Zeichen an, mit dem der Name vom Vornamen getrennt ist, wenn das Programm den Vornamen aus dem Namen entfernen soll. Ein übliches Trennzeichen ist z.B. ein Komma.
(Beispiel: Koch, Peter)
Geben Sie hier das Zeichen an, mit dem der Vorname vom Namen getrennt ist, wenn das Programm den Vornamen aus dem Namen entfernen soll. Ein übliches Trennzeichen ist z.B. ein Komma.
(Beispiel: Peter, Koch)
Wichtige Hinweise! Angabe von Trennzeichen |
Geben Sie entweder das Trennzeichen für NAME/VORNAME oder das Trennzeichen für VORNAME/NAME an (n i c h t beide!). Das Programm erkennt daran, ob der Vorname vor dem Namen oder umgekehrt im Feld der Quelldatei steht. Wenn Sie beide Trennzeichen angeben, kann das Programm den Vornamen aus dem Namen nicht korrekt entfernen!
Ist in der Quelldatei der Name vom Vornamen nicht durch ein Zeichen getrennt, kann das Programm keine Trennung vornehmen. |
Verfügbare Tasten und Buttons:
ESC – Verlassen
Mit [ESC] verlassen Sie die Formatdefinition. Bei Neuanlage oder Änderung erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob Sie die Daten speichern möchten.
F10 – Speichern/DataExchange
Mit [F10] verlassen Sie diesen Programmteil und speichern die Eingaben oder Änderungen ab. Danach wird DataExchange gestartet. Im Modul "DataExchange" geben Sie die Quelldatei an. Außerdem müssen Sie hier die Feldzuordnungen vornehmen.
Entspricht dem Button: <Speichern/DataExchange>
