Arbeiten mit Mailordnern

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Arbeiten mit Mailordnern

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Neue Ordner erstellen

Sie können die Ordnerliste um eigene Ordner erweitern.

 

 

       So legen Sie einen neuen Unterordner an:

 

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, unterhalb dessen ein neuer Ordner erstellt werden soll.

2. Wählen Sie im Pop-Up-Menü den Eintrag „Neuen Unterordner erstellen".

 

 

Das Programm öffnet den Dialog „Neuen E-Mail-Ordner erstellen".

 

 

3. Bestimmen Sie Namen und Ordnertyp in den folgenden Feldern des Dialogfensters:

 

Der Bereich "Ordnerbezeichnung"

 

BEZEICHNUNG | ID

Tragen Sie hier den Namen des Ordners ein. Unter diesem Namen wird der Ordner in der Ordnerliste angezeigt. Die Ordner-ID wird vom Programm automatisch vergeben und kann nicht geändert werden.

 

 

Der Bereich "Ordnertyp"

Hier legen Sie fest, welche E-Mails in diesem Ordner angezeigt werden sollen. Wählen Sie einen der folgenden Ordnertypen:

 

BEDIENERBEZOGEN

In diesem Ordner werden nur E-Mails angezeigt, die an den aktuell angemeldeten Bediener gerichtet sind. Wenn Sie den Status des Feldes PRIVAT aktivieren, können andere Bediener diesen Ordner nicht in Ihre Ordnerliste einfügen (siehe -> „Bestehende Ordner auswählen").

 

ARBEITSGRUPPE

E-Mails dieses Ordners sind für alle Bediener verfügbar, die Mitglied der eingetragenen Arbeitsgruppe sind. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie eine Arbeitsgruppe eintragen. Um eine Arbeitsgruppe auszuwählen und in das Feld zu übernehmen, drücken Sie die Funktionstaste [F5] oder klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste.

 

UNTERNEHMENSWEIT

E-Mails dieses Ordners können von allen Bedienern eingesehen und bearbeitet werden.

 

VERKNÜPFT MIT ...

Ordner können mit einer Adresse, einem Ansprechpartner oder einem Projekt verknüpft werden. Verknüpfte Ordner zeigen die E-Mails gefiltert nach Adresse, Ansprechpartner oder Projekt.

Gehen Sie bitte wie folgt vor:

 

- wählen Sie eine der folgenden Verknüpfungsarten:

 

C Adresse

D Ansprechpartner

E Projekte

 

- Tragen Sie dann bei Auswahl „C" die Adressnummer, bei Auswahl „D" die Adressnummer und die Ansprechpartnernummer und bei Auswahl „E" die Projektnummer ein. Mit der Funktionstaste [F5] oder einem Klick auf die Pfeiltaste können Sie jeweils den gewünschten Schlüssel aus einer Auswahltabelle auswählen und in das Feld übernehmen.

 

PRIVAT

Aktivieren Sie den Status dieses Feldes, können alle E-Mails dieses Ordners nur vom aktuell angemeldeten Bediener eingesehen werden.

 

 

Der Bereich "Tabellenart"

 

TABELLENART

Hier legen Sie fest, welche Auswahltabelle für das Anzeigen der E-Mails verwendet werden soll. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

 

Empfangene Mails

Gesendete Mails

Eingang+Ausgang

 

 

Der Bereich "Sonstige Optionen"

 

ANZAHL ANZEIGEN

In diesem Feld können Sie über ein Dropdownmenü auswählen, ob hinter den Ordnernamen im Mailbaum die jeweils die Anzahl der Ordner enthaltenen Mails angezeigt werden soll.

Beim Einbinden des Ordners eines anderen Benutzers steht Ihnen diese Option nicht zur Verfügung.

 

FETTSCHRIFT

Aktivieren Sie den Status dieses Feldes þ, wenn ein Ordner, der ungelesene Mails enthält, im Mailbaum mit fetter Schrift dargestellt werden soll.

 

UNTERORDNERMAILS

Aktivieren Sie den Status dieses Feldes þ, wenn Mails aus ausgeblendeten Unterordnern mit angezeigt werden sollen.

 

 

Der Bereich "Automatische Unterordner"

In diesem Bereich können Sie durch Aktivierung/Deaktivierung der jeweiligen Optionen automatische Unterordner erstellen lassen. Das Programm ordnet Mails mit den zutreffenden Kriterien automatisch den entsprechenden Unterordnern zu.

 

       So übernehmen Sie den Ordner eines anderen Bedieners in Ihre Ordnerliste:

 

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, unterhalb dessen ein bestehender Ordner eingefügt werden soll.

2. Wählen Sie im Pop-Up-Menü den Eintrag „Neuen Unterordner erstellen".

 

 

Das Programm öffnet den Dialog „Neuen E-Mail-Ordner erstellen".

3. Klicken Sie mit der Maus in der Symbolleiste auf den Button <Bedienerordner einbinden>.

Es werden zwei zusätzliche Felder in den Dialog eingefügt:

 

BEDIENER

In diesem Feld können Sie einen Bediener festlegen, dessen Ordner in Ihre Ordnerliste übernommen werden soll. [F5] bzw. Klick auf den kleinen blauen Pfeil rechts öffnet die Auswahl Bediener.

 

ORDNER

Mit [F5] werden Ihnen über ein Dropdownmenü die verfügbaren Ordner des ausgewählten Bedieners angezeigt. Wählen Sie einen Ordner aus und übernehmen Sie ihn mit [RETURN] in das Feld.

 

4. Wählen Sie zunächst einen Bediener und anschließend einen Ordner des Bedieners aus, den Sie übernehmen möchten und klicken Sie auf <Mailordner übernehmen>.

Das Programm schließt die Auswahltabelle und übernimmt die Ordnereigenschaften in den Dialog „Neuen E-Mail-Ordner erstellen".

5. Klicken Sie auf <Speichern>, um den Ordner in die Ordnerliste zu übernehmen.

 

Hinweis:

Unternehmensweite Ordner werden automatisch in die Ordnerlisten aller Bediener aufgenommen, sobald diese von einem Bediener angelegt werden. Ordner für bestimmte Arbeitsgruppen werden automatisch in die Ordnerliste der Bediener hinzugefügt, die der Arbeitsgruppe angehören. Der Inhalt privater Ordner kann nur vom jeweiligen Bediener eingesehen werden.

 

 

 

Ordnereigenschaften

Über die Ordnereigenschaften können Sie die Einstellungen, die Sie bei der Neuanlage des Ordners festgelegt haben, anzeigen bzw. ändern.

Einen neuen Ordner erstellen

 

 

       So öffnen Sie die Ordnereigenschaften:

 

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, dessen Eigenschaften geöffnet werden sollen.

2. Wählen Sie im Pop-Up-Menü den Eintrag „Ordnereigenschaften".

 

 

Das Programm öffnet den Dialog „E-Mail-Ordner Eigenschaften".

 

 

 

Ordner löschen

 

       So können Sie einen Ordner löschen:

 

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, der aus der Ordnerliste entfernt werden soll.

2. Wählen Sie im Pop-Up-Menü den Eintrag „Ordner löschen".

 

 

Das Programm löscht den Ordner aus der Ordnerliste.

 

Hinweis:

Ordner löschen

Sie können nur Ordner entfernen, die keine E-Mails enthalten.

 

 

Ordner verschieben

 

       So verschieben Sie einen Ordner aus der Ordnerliste nach oben:

 

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, der verschoben werden soll.

2. Wählen Sie im Pop-Up-Menü den Eintrag „Nach oben verschieben".

 

 

Das Programm schiebt den Ordner eine Ebene höher.

 

 

       So verschieben Sie einen Ordner aus der Ordnerliste nach unten:

 

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, der verschoben werden soll.

2. Wählen Sie im Pop-Up-Menü den Eintrag „Nach unten verschieben".

 

 

Das Programm schiebt den Ordner eine Ebene tiefer.

 

 

E-Mails verschieben

Sie können E-Mails von einem Ordner in einen anderen Ordner per „Drag and Drop" verschieben.

 

 

       So verschieben Sie E-Mails per Drag and Drop:

 

1. Zeigen Sie mit der Maus auf die E-Mail, die in einen anderen Ordner verschoben werden soll.

2. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Tabellenzeile und halten Sie die Maustaste gedrückt. Die Tabellenzeile wird markiert (Auswahlbalken).

3. Ziehen Sie die Mail bei gedrückter Maustaste nach links in die Baumauswahl auf den Zielordner. Sollte der Zielordner reduziert sein, ziehen Sie die E-Mail auf die übergeordnete Ebene und warten Sie, bis das Programm die untergeordnete Ebene automatisch öffnet.

4. Lassen Sie die Maustaste los. Das Programm verschiebt nun die E-Mail in den gewählten Ordner.