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Neue Vorlagendefinition

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Neue Vorlagendefinition

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Bei der Erstellung einer neuen Vorlage wird lediglich eine Programmdatei erzeugt, die als Vorlage für die spätere Anfertigung der tatsächlichen Dokumente dient.

 

Wichtig:

Vorlage neu anlegen

Bei der Neuanlage einer Vorlage muss das Word-Dokument mit den Programmdaten verknüpft werden, so sonst keine automatische Übergabe der Daten an Word erfolgen kann!

 

Der Dialog zur Vorlagendefinition beinhaltet folgende Felder:

 

 

Der Bereich "Vorlage..."

 

BEZEICHNUNG

Vergeben Sie hier eine Bezeichnung für Ihre Vorlagendefinition, welche in der Auswahltabelle der Vorlagenverwaltung angezeigt wird.

 

KORRESPONDENZ-ORDNER

In diesem Feld wird der Ordner des Bedieners hinterlegt.

 

STEUERFORMAT

Hier können Sie aus folgenden Steuerformaten auswählen:

 

01  Standardformat

02  Standard mit Ansprechpartner

03  Standard mit Projekt

 

Das Programm übergibt je nach getroffener Auswahl die benötigten Daten in die Datei "mailmerge.csv", die mit der gewünschten Anwendung (Textverarbeitung etc.) über deren Serienbrieffunktionen verknüpft werden muss.

 

DATEINAME

Tragen Sie hier den Dateinamen mit Dateiendung, z.B. "Testdokument.doc" ein. Wird ein Dateiname ohne Pfad angegeben, erfolgt die Speicherung automatisch im benötigten Ordner.

 

Wichtig:

Dateiname

Die Vorlagen müssen im Programmpfad unter "Korrespondenz\Vorlagen\... im bedienerbezogenen Ordner befinden, ein gültiger Pfad für den Bediener 001 wäre bspw. "...\Korrespondenz\Vorlagen\001\ .

 

 

Der Bereich "Optionale Einstellungen..."

 

WORD-MAILMERGE IN EINZELBRIEFEN?

Aktivieren Sie den Status dieses Feldes þ, wenn die Vorlage auch bei der Erstellung von Einzelbriefen die Serienbrieffunktion der Textverarbeitung zur Verfügung stehen soll.

 

ZUSATZDATEN ÖFFNEN ?

Aktivieren Sie den Status dieses Feldes þ, wenn beim Erstellen einer neuen Vorlage ein individuelles Workflowscript ausgeführt werden soll, welches zusätzliche Daten im Korrespondenzeintrag speichert.

 

 

Der Bereich "Auswahlfilter..."

 

BEDIENER

Mit der Funktionstaste [F5] können Sie hier aus der Auswahl Bediener den gewünschten Bediener auswählen, für welchen die Vorlagendefinition erzeugt werden soll. Die Vorlagen werden dann im Ordner des jeweiligen Bedieners abgelegt.

 

ANWENDUNG

Mit [F5] können Sie hier die Art der Standardanwendung angeben, mit welcher die Vorlage weiter bearbeitet werden soll. Es stehen drei Anwendungsarten zur Auswahl:

 

0  Textverarbeitung

Beim Speichern der Vorlage wird Ihr Standard-Textverarbeitungsprogramm automatisch für die weitere Bearbeitung aufgerufen.

 

1  Tabellenkalkulation

Beim Speichern der Vorlage wird Ihr Standard-Tabellenkalkulationsprogramm automatisch für die weitere Bearbeitung aufgerufen.

 

2  Sonstige

Wenn Sie diese Option gewählt haben, wird die Dateiauswahl geöffnet, wo Sie den Pfad zu einer Anwendung hinterlegen müssen, mit der die Vorlage weiter bearbeitet werden soll.

 

 


Verfügbare Funktionstasten und Buttons:


 

<Erstellen/Bearbeiten>

 

Mit [F3] starten Sie die Erstellung der Vorlage. Im folgenden Dialogfenster kann nun eine Adresse bzw. ein Ansprechpartner als Beispiel angegeben werden.

 

Sie können zur Eingabe der Adressnummer bzw. Ansprechpartnernummer die Auswahl über die [F5]-Taste nutzen.

Betätigen Sie anschließend die [F10]-Taste, wird nun Ihre Textverarbeitung zur Erfassung des Briefes geöffnet. Geben Sie hier die gewünschten Texte ein, speichern Sie das Dokument und verlassen Sie die Textverarbeitung.