Individuelle Datenbereiche

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Individuelle Datenbereiche

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Es besteht die Möglichkeit, eigene IDB-Datenbanken in die Akten zu integrieren. Innerhalb der IDB muss es lediglich ein Feld mit der Verknüpfung zu dem jeweiligen Datenbereich geben. Im Falle der Adressakte muss also in der IDB-Satzbeschreibung das Feld "Adressnummer" vorhanden sein, für die Projektakte das Feld "Projektnummer" usw. Dabei muss dieses Feld nicht indiziert sein!

Folgende Schritte sind für die Integration einer IDB in die Akten erforderlich:

 

1. Änderungen in der Datei "Akten\AktenIndiv.ini"

Standardmäßig hat die Datei folgenden Inhalt:

 

[Akten]

0=Adresse

1=Projekt

2=Ansprechpartner

3=Tag/Woche/Monat

 

[Datenbereiche]

0=E-Mails

1=Termine

2=Gespräche

3=Besuchsberichte

4=Korrespondenzen

5=Wiedervorlagen

6=Verträge

7=Belege

8=Projekte

9=Kampagnen

10=Seriennummern

11=Mahndokumente

12=Aufgaben

13=Telefonzentrale

14=Calls

15=Projektdokumente

 

[IndivDatenbereiche]

[Akte_0]

Datenbereiche=0,1,2,3,4,5,7,8,11,10,6

DatenbereicheKarteikarten=0,1,2,3,4,5,7,8,11,10,6

[Akte_1]

Datenbereiche=0,1,2,3,4,5,7,15

DatenbereicheKarteikarten=0,1,2,3,4,5,7,15

[Akte_2]

Datenbereiche=0,1,2,3,4,5,7

DatenbereicheKarteikarten=0,1,2,3,4,5,7

[Akte_3]

Datenbereiche=0,1,2,3,4,5,7

DatenbereicheKarteikarten=0,1,2,3,4,5,7

 

Innerhalb der Sektion [IndivDatenbereiche] müssen nun die ID und die Bezeichnung des neuen Datenbereichs festgelegt werden. Die ID sollte fortlaufend bei 0 beginnend hinterlegt werden, der Bereich von 0 - 499 ist dafür vorgesehen. Wenn beispielsweise die IDB SE0288 (SEPA-Lastschriftmandate) hinzugefügt werden soll, könnte der Bereich so aussehen:

 

[IndivDatenbereiche]

0=SEPA-Lastschriftmandate

 

Des Weiteren muss der Datenbereich noch der jeweiligen Akte zugeordnet werden, die möglichen Akten sind in der Sektion [Akten] aufgeführt:

 

[Akten]

0=Adresse

1=Projekt

2=Ansprechpartner

3=Tag/Woche/Monat

 

Bleiben wir bei dem Beispiel, dass die IDB SE0288 in die Adressakte integriert werden soll. Die Festlegung der Datenbereiche erfolgt in der Sektion [Akte_<AktenNr>], für die Adressakte also [Akte_0]. Die individuellen Datenbereiche werden mit einem vorangestellten I registriert, d.h. der Bereich [Akte_0] wird geändert:

 

[Akte_0]

Datenbereiche=0,1,2,3,4,5,7,8,11,10,6,I0

DatenbereicheKarteikarten=0,1,2,3,4,5,7,8,11,10,6,I0

 

Im Eintrag "Datenbereiche" sind alle Datenbereich-IDs aufgelistet, über "DatenbereicheKarteikarten" kann man festlegen, ob es für diesen Datenbereich auch eine gesonderte Kartei geben soll.

 

 

2. Änderungen in der Datei "Akten\AktenDatenbereicheIndiv.ini"

In der Datei "Akten\AktenDatenbereicheIndiv.ini" werden pro Datenbereich diverse Parameter festgelegt. Standardmäßig ist diese Datei noch leer. In unserem Beispiel werden nun folgende Inhalte hinterlegt:

 

[Datenbereich_I0]

BezeichnungAllgemein=SEPA-Lastschriftmandate

BezeichnungKartei=SEPA

BezeichnungElement=SEPA-Lastschriftmandat

KarteiBitmap=SepaKarteiSymbol.bmp

TabellenBitmap=SepaTabelleSymbol.bmp

TabellenEintragZeile2=[51_100]

TabellenEintragZeile3=Erstellt von [BEDIENERNAME_159]

DatenbankTyp=IDB

DatenbankID=SE0288

PositionErfasstGeaendert=159

LaengePrimaerindex=30

PositionAdr=151

PositionDatum=31

BearbeitenWorkflowScript=SE1513

 

Beschreibung der einzelnen Einträge:

 

BezeichnungAllgemein

Bezeichnung für den Datenbereich, wird an verschiedenen Stellen der Akten so angezeigt

BezeichnungKartei

Name der Karteikarte

BezeichnungElement

Bezeichnung für ein Element des Datenbereiches

KarteiBitmap

Bitmap für Karteikarte (Größe: 16x16 Pixel)

TabellenBitmap

Bitmap für Tabelle (Größe: 16x16 Pixel)

TabellenEintragZeile2

Ausgabe der 2. Zeile des Tabellenelements

TabellenEintragZeile3

Ausgabe der 3. Zeile des Tabellenelements

DatenbankTyp

Typ der Datenbank, bei individuellen Datenbanken momentan immer IDB

DatenbankID

ID der Datenbank (= Name der IDB)

PositionErfasstGeaendert

Position des Feldes "Erfasst von"

LaengePrimaerindex

Länge des Primärindex in Byte

PositionAdr

Satzposition des Adressfeldes

PositionDatum

Position des Datumfeldes (nach diesem Datum wird der Eintrag innerhalb der Akten einsortiert)

BearbeitenWorkflowScript

Das Bearbeiten eines Datensatzes dieses Typs erfolgt über das hier hinterlegte Script.

 

Weitere mögliche Einträge:

 

PositionPrj

Satzposition des Projektfeldes (notwendig für die Integration des Datenbereiches in die Projektakte)

PositionAnp

Satzposition des Ansprechpartnerfeldes (für Partnerakte)

PositionUhrzeit

Satzposition des Uhrzeitfeldes (relevant für die chronologische Sortierung der Akteneinträge)

 

 

 

3. Vorschaufenster erstellen

Für den neuen Aktendatenbereich muss nun ein Vorschaufenster erstellt werden. Am einfachsten kopiert man sich eine bestehende Vorschaudatei (z.B. "Vorschau011.htm"). Der Dateiname für den neuen individuellen Datenbereich ist "Vorschau<3stellige Datenbereichnummer>.htm", in unserem Beispiel also VorschauI000.htm.

 

 

4. Aktenindex neu aufbauen

Als letztes muss noch die Aktendatenbank neu aufgebaut werden, damit die neuen Einträge aus der IDB auch innerhalb der Akte angezeigt werden. Dies erfolgt im Datenbankassistent unter "Tools" / "Spezial", Punkt "Aktenindex erstellen".